Własna spółka to nie tylko sposób na realizację pomysłów biznesowych, ale również szansa na rozwój, większe możliwości finansowe i profesjonalny wizerunek. Coraz więcej osób decyduje się na prowadzenie działalności właśnie w formie spółki – szczególnie z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), która cieszy się największą popularnością. Choć może się wydawać, że zakładanie spółki to skomplikowany proces, w rzeczywistości – przy odpowiednim przygotowaniu i wsparciu – da się go przejść sprawnie i bez stresu. Warto jednak znać poszczególne kroki, by uniknąć błędów i przyspieszyć cały proces rejestracji.
Wybór formy prawnej i przygotowanie danych
Pierwszym i fundamentalnym krokiem jest podjęcie decyzji o formie prawnej spółki. W Polsce do najczęściej wybieranych należą: spółka z o.o., spółka jawna, komandytowa i akcyjna. Każda z nich różni się zakresem odpowiedzialności wspólników, wymaganiami kapitałowymi oraz sposobem prowadzenia księgowości. Zdecydowana większość początkujących przedsiębiorców wybiera spółkę z o.o. ze względu na ograniczoną odpowiedzialność i dość prostą strukturę.
Po wyborze formy prawnej warto zgromadzić wszystkie niezbędne informacje: dane wspólników, adres siedziby spółki, przedmiot działalności (kody PKD), wysokość kapitału zakładowego i zasady reprezentacji. Warto też przemyśleć, czy lepiej założyć spółkę przez internet, czy tradycyjnie – u notariusza. Obie ścieżki mają swoje zalety i ograniczenia.
Sporządzenie umowy spółki
Umowa (lub statut, w przypadku spółki akcyjnej) to dokument kluczowy – określa zasady działania spółki i relacje pomiędzy wspólnikami. W przypadku spółki z o.o. może być zawarta na dwa sposoby: online, za pomocą systemu S24, albo w formie aktu notarialnego.
Wersja elektroniczna to szybsze i tańsze rozwiązanie, jednak wiąże się z pewnymi ograniczeniami – np. brakiem możliwości zawarcia bardziej skomplikowanych zapisów. Jeżeli planujecie nietypowe rozwiązania lub jesteście więcej niż dwojgiem wspólników – warto rozważyć formę notarialną. Umowa powinna jasno określać wysokość wkładów, sposób reprezentowania spółki, podział zysków i procedury podejmowania decyzji.
Zawarcie umowy to również moment, w którym należy wnieść kapitał zakładowy – w przypadku spółki z o.o. wynosi on minimum 5 000 zł i może być przekazany w formie pieniężnej lub aportu.
Rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym
Po podpisaniu umowy kolejnym krokiem jest rejestracja spółki w KRS. Jeśli zakładasz firmę online przez S24, cały proces może zająć zaledwie kilka dni. W przypadku rejestracji tradycyjnej – czas oczekiwania na wpis może wynieść około 2–3 tygodni.
Wniosek do KRS składa się wraz z niezbędnymi załącznikami: oświadczeniem o wniesieniu kapitału, listą wspólników, adresami członków zarządu, zgodami na powołanie itp. Opłata za wpis do rejestru wynosi 250 zł przy rejestracji przez S24 i 600 zł w przypadku formy papierowej. Po uzyskaniu wpisu spółka zyskuje osobowość prawną – od tego momentu może formalnie działać.
Oprócz wpisu do KRS, system automatycznie zgłasza spółkę do urzędów: skarbowego, statystycznego (REGON) i ZUS. Należy jednak pamiętać o dodatkowych obowiązkach – np. złożeniu formularza VAT-R, jeśli spółka ma być czynnym podatnikiem VAT.
Organizacja spraw formalnych po rejestracji
Samo zarejestrowanie spółki to nie koniec formalności. Trzeba jeszcze zadbać o kilka istotnych kwestii. Po pierwsze – otwarcie firmowego rachunku bankowego. Większość banków wymaga osobistej wizyty i okazania odpisu z KRS, NIP-u oraz umowy spółki.
Po drugie – księgowość. W przypadku spółki z o.o. obowiązkowe jest prowadzenie pełnej księgowości, co wiąże się z koniecznością zatrudnienia księgowego lub skorzystania z biura rachunkowego. Na tym etapie warto również wdrożyć obieg dokumentów, przygotować wzory umów i ustalić wewnętrzne procedury (np. zatwierdzania wydatków czy wystawiania faktur).
Warto również pamiętać o obowiązku zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Na to przedsiębiorcy mają 7 dni od momentu wpisu do KRS.
Rejestracja spółki to dobry start – jeśli masz odpowiednie wsparcie
Założenie spółki to ważny krok – często pierwszy na drodze do dużego biznesu. Choć proces rejestracji wydaje się złożony, odpowiednie przygotowanie i znajomość etapów pozwalają przejść go bez większych problemów. Wybór formy prawnej, dobrze napisana umowa, poprawne złożenie wniosku do KRS i dopełnienie obowiązków po rejestracji – każdy z tych kroków ma znaczenie.
Jeśli nie chcesz tracić czasu na formalności, ryzykować błędów czy martwić się interpretacją przepisów, warto skorzystać z pomocy specjalistów. Jeśli chcesz zarejestrować spółkę w Białymstoku, zapoznaj się z ofertą biura rachunkowego Rarpit – zespół, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez cały proces. Szybko, profesjonalnie i bez zbędnych komplikacji.
